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一个外企女秘书的日记-第6部分

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的要求往里粘贴就行,于是,我赶紧从电脑里调出以前与先创公司谈判的备忘录,起草与先创公司的合作协议。
我刚开始起草协议,一个40多岁的客人进来找孙总,说是孙总大学时的同学,出差路过北京,想与孙总叙叙旧……
当秘书就是这样!闲的时候虽闲,可忙的时候真忙!这边还在接客人的电话,那边领导又给你派活了;这个科室的事刚要协调,那边的客户又要更改已安排好的日程;他一改,所有的日程安排都得跟着变……
哪些事我该先做?哪些事可以往后推?客人的哪些话很重要?客人的哪些话不可全信?哪些事必须由领导自己决定?哪些事我应该根据实际情况自行安排……在这种繁忙杂乱的工作中,我真恨不得自己变成西游记里的妖怪,长出十个脑袋一百双手来,让它们帮我干活,帮我想问题。
到晚上快九点的时候,才把活干完。来到大街上,发现今天晚上的夜色特别美;白天喧嚣的车流已像潮水一样慢慢退去,显得静谧安宁;迎着习习的晚风,我想慢慢地走走,一是享受一下这温馨的夜景,二是活动活动坐了一整天的筋骨。
“小雪!”
有人在叫我。一看不知不觉来到建国饭店门口,门口正停着一辆红色富康出租车,车里伸出一个圆圆的脑袋。是刘大民,过去的老街坊,从小学到高中的同学。
“还在为人民服务?”我开玩笑。

“officewife”(2)

“对,我还在为人民币服务。”说着,刘大民拉开车门让我上车。
“我可没带钱。”我笑着说。
“过去我没有学习黄继光、董存瑞的机会,今天就让我舍己救人一次吧。”
跟电视剧里的张大民似的,刘大民也是天生的贫嘴。
“才下班?”
我点点头。
“都九点多了!这是什么公司,老板心肠这么黑,剥削你到这个时候?”大民装出一副义愤填膺的样子。“做什么工作?”
“当文秘。”
“什么?给人家当小蜜?”大民笑嘻嘻地说。
他的嘴怎么还是这么脏?!我的心情一下子让他搅坏了。我让他停车,我不坐他的车了;他也意识到自己的玩笑开过了,连忙装出抽自己嘴巴的样子。
回到家里,马上洗澡,可是不管用水龙头怎么淋,也冲不去脑海里“小蜜”这个词。洗完澡,习惯地拿出《写作原理》,想温习一下自学高考的课程,可怎么也看不下去,只好来到客厅,陪老妈看电视。老妈正在看一部流行的电视剧,言情加商战:一个有着公主般高贵气质的女秘书,陪着老板在一个豪华的包间款待客人;不久,老板借故离去,包间里只剩下女秘书和那个大腹便便的客人……
什么乱七八糟的!心里烦透了,回到自己的房间,关掉灯,强迫自己躺下。其实,做秘书两三年了,听到别人给自己的职业这么“崇高”的评价,也不是第一次了。去年春节中学同学聚会时,一个在清华读博士的男生就开玩笑说“秘书学校毕业的女生,将来全部会成为‘officewife’。”可是,今晚我就觉得自己特别委屈,感到特别烦,心里像吞了只苍蝇似的,想吐吐不出。
我们这些职业秘书,既像护士那样劳累,又像教师那样操心,可是为什么从刘大民这种布衣百姓,到那些号称“人类灵魂的工程师”的电视编导,都这么糟蹋我们的职业?如果撇开他们这种玩笑和娱乐的成分,秘书作为一种正当的社会职业,为什么长期以来在普通人心目中的形象,也总像是云雾缭绕的庐山,横看成岭侧成峰,远近高低各不同?有人认为,秘书长相漂亮,地位显赫,出尽风头,可在另部分人看来,秘书缺乏个性,默默无闻,专为人做嫁衣裳……
清澈如水的月光从窗口洒了进来。摇曳的树叶在月光中婆娑起舞;一片淡淡的云彩遮住了月亮,不一会月亮又露出了诡秘的笑脸。这张笑脸又让我想起刘大民那张笑脸。
原来都是月亮惹的祸!

“刚刚散会”(1)

五月某日
今天上午是小石在前台值班。由于不熟悉情况,差点出现失误。
九点刚过,有客人来找姜总。
“请问您是……”小石很热情地招呼客人。客人看上去已年过花甲,没有预约,也不自我介绍。
“我要找姜总说点事。”客人径直往里走。
“对不起,请问您是……”小石来到客人跟前,仍然是笑吟吟地问客人姓名。
“小姑娘,你是新来的吧?”见小石挡着他的去路,客人有些不高兴了。“我姓焦,如果姜为民不在,找孙振东也行!”
姜为民就是姜总,孙振东就是孙总。小石被客人这么说话的口气被震住了。她连忙说:“对不起,请稍等”,便跑进来要我出去帮她看看。
“焦总,原来是您!好久不见了,身体还好吧?”
见是焦总,我马上跑过去向他问安。焦总是公司的元老,我们公司中方派出的第一任董事,去年年初办的退休手续。
焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话,他说他这几天不出差,所以我今天就过来了。”显然,他还怕我找借口不给安排。
“焦总,实在不凑巧,姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶,稍等一会儿行吗?我这就去通告姜总,说您来了,看他什么时候能跟客人谈完。”
“好,谢谢你小于。”
焦总又指着小石说:“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白,是批评小石有眼不识泰山。
下午两点多钟,安徽国雄公司的关总来电话。
“你是小于吗?我是安徽的关勇,我想跟孙总通通话。事情是这样的,我们委托你们公司进口的那套生产设备,现在压在上海港口,卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话,他们似乎不太积极,所以,我想与孙总通个话,请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了,要是设备这个星期运不到,市领导看不到东西,白跑一趟,那就要了我们的命了。”
这事昨天金科长已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事,再急也没用,在合同中有我们的免责条款。
“关总,您别急,”我说,“孙总刚刚散会,我马上就去找他,你稍等,请别挂电话。”
我到孙总的办公室向他说了关总的情况。
孙总说:“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说台风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗?”
我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解,接吧,也帮不上忙,解决不了问题,解释也是多余;不接吧,多年的客户,多年的朋友,而且还是安徽老乡。
“小于,还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。
回来到自己的座位,我拿起电话筒对关总说:“关总,实在对不起,几个办公室都找了,没见着孙总;等我见了他,我一定会把您的情况向他汇报。”
“谢谢,请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。
为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事,或者协助领导处理一些他们不想处理的事,秘书必须要给领导“过滤”一些来电来访。有时候,有些科室对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人,也会推到秘书部门来。“挡驾”也是我们秘书的一项日常工作,而且是一项非常重要的日常工作。一个优秀的职业秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话,在一般的情况下都能判断自己是不是应该“挡驾”和用什么方法“挡驾”。
“于姐,今下午孙总没开会,你为什么在电话里说孙总'刚刚散会?’”
“这就好像打仗一样,一有情况,我就得赶紧给自己找一个制高点,可以做到进可以攻,退可以守。”我开玩笑说。
“进可攻,退可守,是什么意思?”小石问。

“刚刚散会”(2)

“因为这种电话来得突然,我吃不准孙总到底是不是愿意接,所以,我说‘刚刚散会’,就是给自己留下一个可以回旋的余地。我把对方的情况向孙总汇报,如果孙总愿意接电话,我就可以向对方说,我刚找到孙总,把电话转给孙总;如果孙总不愿意接,我就说还没找到孙总。”
“那说‘孙总正在开会’不一样吗?现在大家似乎都用这个借口。孙总愿意接,他就出来接,孙总不愿意,你就说孙总开的这个会很重要,走不开。”
“小石,你从对方的角度来考虑试试?如果你打电话找对方的领导,对方说自己的老总开的会很重要,他抽不开身,不能接你的电话,你会怎么想?你肯定会有些不痛快,心里会想:‘第一,你们的会就一定那么重要吗?我这边火烧眉毛了,你们还能无动于衷吗?用户第一,客户至上的口号到哪里去了?第二,你们的会再重要,中断几分钟,接个电话,天就会塌下来吗?’如果是这样,就有可能把双方的关系弄僵。”
“这就是说,秘书和领导,像唱戏似的,一个唱红脸,一个唱白脸,是吧?”小石问道。
“小石,你理解完全错了。”我说,“秘书在这里,既不是唱红脸,也不是唱白脸;秘书虽然撒了谎,但绝不是为了欺骗。给领导‘挡驾’,一是因为领导太忙,二是领导可能有苦衷;所以,‘挡驾’不是为了断绝外交关系,而是为了取得对方的谅解。如果老是抱着唱红脸的想法,会把所有的人都得罪光的,那你这个秘书也就没法做了。”
“看来当秘书还得学会撒谎。”小石似乎深有体会。
看得出当秘书时间不长,她还不能品出其中三昧。这不能叫作撒谎,应该叫婉转拒绝的艺术,因为在保护他人的面子的同时,也保护了自己的形象。
给领导挡驾是一件千万不能掉以轻心的事。如果挡错了,肯定要挨骂,如果你不挡,更要挨骂。比方,有些客人虽没有提前约好,但他找领导谈的事很重要。你就要首先问清楚客人的身份,问清身份以后,问他来访的目的是什么。一般的客人都会详尽地告诉你,他来找领导有什么事情。如果领导正在开会,你就要根据他所要谈的事情的性质,决定接待的方法。如果只是一般的具体业务,就把他介绍给具体的业务部门;如果他来谈的事情的确很重要,就要请他在接待室稍等,自己以“我去找一下领导”为由,进去向领导请示;如果领导正在开会,就写张纸条递进去,请领导决定见与不见。当然也有客人情绪比较激动,架子比较大,直接要见领导。这时候,作为秘书,态度一定要好,不管客人说话多冲,你的态度还是要热情和亲切。
不管你用什么方法挡驾,无论是对公司内部的职员,还是对公司外面的客人,在拒绝之前先要倾听,尽可能地让对方把处境与需要讲得更清楚一些。耐心地倾听能让对方产生被尊重的感觉,当你婉转表明自己拒绝的立场时,尽量做到不伤害他,而且不会让人觉得你在应付了事。总而言之,秘书要在“挡驾”之后还能保持与各方面的良好关系,因此,秘书在运用各种方法挡驾时,必须诚实。对内还好说一些,如果是对外“挡驾”,给人一种耍小聪明,为人不诚实的感觉,事后去补救就相当困难了。
也许正是由于这个原因,现在社会普遍认为,秘书这么“撒谎”并不算欺骗;从某种意义上讲,它已经成为秘书必备的职业技能。
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*六月
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对于一个秘书来说,没有“忠诚”,不
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