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假如你明天当主管-第12部分
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(1)会谈时做好记录,在适当时间提醒老板会谈达成的意向;
(2)有事情需要请示老板做决策时,先选出可供考虑的选择、你挑选这种方案的标准,让老板做选择;
(3)当老板某方面的决策还没有下达,及时提醒他以前因为没有及时决策而遇到的问题;
(4)告诉他你期望他做些什么:只是通知大家一下,或共同决策、或共担风险。
(5)在记事本上分列出你需要他帮助的那些事项;
(6)准备好事实和数据以避免可能的分歧。用表格和图表帮助他迅速了解情况;
(7)会谈后,书面小结他的决策以确认达成的共识;
(8)一旦老板作出决策,坚决执行并不要在外评论。
2.为老板着想,节约他的时间
老板的时间通常比较紧张,而且一般都会有提前的安排,因此你应该为老板着想,节约他的时间:
(1)问题越简单,就应该越少占用他的时间:准备、小结、综合信息和各种选择,不要混淆最常见的问题和最重要的问题;
(2)事先向他预约会谈的时间;
(3)选择适当的时间以避免耽搁。不仅要节约他的时间,而且要选择合适的时机,如果在错误的时候提出问题,他可能会拖延。
3、重要事情征求他的意见,并且做好各方准备
征求老板的意见,这是最基本的对老板的尊重,此外,老板的意见往往是指导性的、原则性的,只有在这种原则性的指导下才能进一步做工作:
(1)为你的会议进行精心准备。首先,优势归于有准备的人;其次,准备能帮你迅速论及中心议题;
(2)在讨论中要先谈整体情况,再谈具体细节。从基本问题开始提醒他目标是什么,你目前已经做到哪一步了,以及你希望得到他哪方面的意见;
(3)征求建议之前要对市场调查的结果进行分析,别像邮差一样将充斥各种数据的厚厚文件直接转交给你的老板。要有选择性和直观性,将数据分类,突出重点;
(4)不要只给他坏消息,要多给他好消息。如果你只是不断地带来坏消息,久而久之,你自己也就成了坏消息。不要因为你要集中处理问题,而轻视好消息。这样做,只会创造不良的气氛;
(5)确保他不致经常从别人那里获得信息。有时候因为我们羞于启齿或认为信息不相关,而没有向上司作汇报,但其他人可能在你之前就这么做了。上司会说“你为什么不告诉我……”,这时你不仅需要为自己辩解,还可能要纠正错误信息。
(6)提出问题也提供解决方案
好的老板痛恨那种有了问题就将问题放在他的肩上,而不能带来解决方案或者至少给出某些选择的行为。你至少应该明白:在目标和结果中间,通常都会有差距。有一些选择能缩小这种差距,必须确定可以做的选择、关键任务、数据、所需的人力和资源。在这些解决问题的步骤当中,你需要你的老板参与哪一个?要明确你需要的帮助是什么,而不是在董事会上给他带来压力“我有一个问题……”
做好老板最关心的事
有些主管认为自己只要多做事,勤勤恳恳就能获得上司的青睐,因此他们时时就把“多做事”当作信条。其实不然,作为老板,他看重的不是你做了多少事情,也不是你花了多少时间来做事情,他们最看重的是你有没有把他最关心的、他认为最重要的事情做好!如果你把大部分时间和精力,花在上司不关心的工作上,那你等于丧失机会,无法让平日的工作获得最佳效益。这样做也会为你和上司带来更多压力,让别人以为你是庸才。
所以你需要时刻问自己这些问题:哪些是最重要的事情?这是否已经足够好了?是否需要对这个项目投入更多的时间和精力?把这些时间和精力花费在其他地方是不是更好些?
上司对你的工作不满意,有八成跟你的重要工作没有做好有关。所以,你的第一要务就是知道这这些重要工作是什么,然后,专心地把这些重要工作做好。
那么,究竟你该怎么做,才能找出上司关心的重要工作呢?
(1)接受工作时向老板咨询。当你开始接手新工作,请上司描述一下这项工作的理想员工应该做些什么?员工的工作表现应该怎样?员工该具备哪项特质才能让上司器重?问问上司,你最该专注于哪些工作、哪些部分。然后,请上司列出次要、次次要的工作。当你在职务上接受新差事时,也要用这种做法。务必确定自己知道上司要什么及有何期望。这样,你就不会浪费时间,专心做好上司要你做的事。
(2)最实际的是在工作负责外,还要学懂每一个程序的进程,注意你上司如何做他人的工作,怎样与高层行政人员沟通,其他部门又担任什么角色。当你成为这个行业的专家,老板又岂会忽略你呢?
(3)不要只满足于做好自己分内之事,而应在其他方面争取经验,提升自己的“价值”,即使是困难重重的任务也要勇于尝试。分析一下哪些问题才应劳烦老板注意,如果真有难题,请先想想有什么建议,而不应投诉无法改变的条例。
(4)了解上司的脾气。例如,在接受下属意见时,有人喜欢白纸黑字的书面报告,有人则喜欢简短的口头报告。有些上司要求下属自动自觉,自己做出决定来完成任务;但有些却要求下属定时向他报告,凡事皆以他的意见为准。你若一言一行均令上司满意,要升职还不容易吗?
(5)帮助上司发挥其专业水准,对你必然有好处。例如,上司经常找不到需要的文件,你快速地替他将所有档案有系统地整理出来。要是他对某客户处理不当,你可以得体地代他把关系缓和。如果他最讨厌做每月一次的市场报告,你不妨代劳。这样,上司觉得你是他的好助手后,你自己也可以多储存一些工作本钱。
(6)做错了事不要找借口和推卸责任。解释并不能改变事实,承担了责任并努力工作,以保证不再发生同样的事,这才是上策。
(7)与上司保持良好的沟通。这种技巧十分微妙,给上司简洁、有力的报告,切莫让浅显和琐碎的问题烦他或浪费他的时间,但重要的事必须请示他。
(8)当项目完成后,问问上司对你的工作表现有何高见?哪些事情有效?哪些不奏效?有没有什么事,是上司希望你下次能采取不同做法的?最好做笔记把上司的意见写下来,这样你就不用担心自己因忘记了上司的命令而把握不住中心了。
获取关键人物的支持
作为主管,要是你能够得到更高级人物的关注和支持,无论是对你的工作开展还是晋升,都会起到意料之外的作用。
1950年,当索尼公司的盛田昭夫请则雄贺为他试一试公司的录音机时,当时则雄贺只不过是一个在东京刚刚出道的歌手。在众多的学生中,他是唯一一个坚持认为录音机可能制作得更加精良的人。有什么比这个人更能博得盛田昭夫的高兴呢?此后,盛田昭夫亲自交代索尼公司工作人员,要代这位男生交学费。1955年,则雄贺加入索尼公司,并担任录音机部门主管,随后他便着手发展CBS…索尼唱片。盛田昭夫的连襟原真胜男去世后,则雄贺就顺理成章地继任他的职位。这样,他前后共花了32年时间,成为了索尼公司的第二号人物。盛田昭夫无时无刻不在注视着他的一举一动。你可能会说,我还年轻,我在这里工作不过几年的时间。这并不是合理的借口,你必须要找到博得最高主管欢心的办法或途径才行,则雄贺遇到盛田昭夫时,也不过是一个20岁刚出头的年轻人。
当范德史赖斯到董事长办公室作短短2公钟的工作汇报时,他只不过是通用汽车公司中最不起眼的一个小部门经理。他的2分钟的汇报是如此生动,以至于公司的董事长伯克兴奋得当即请他共进午餐。此后,范德史赖斯便迅速崛起,成为了通用电气6位资深副总裁之一,地位仅次于威尔士。
在大公司里工作,博得核心人物的注意就是取得了战斗胜利的一半。有时候,你与上司会有那种极短暂的照面时间,如果你能利用这稍纵即逝的机会来表现你自己,自然也能引起上司的注意。你需要用简洁的语言、简洁的行为来与上司形成某种形式的短暂交流。
把握尺度,不要越位
要搞好和老板的关系,非常关键的一条就是要把握尺度,不要越位,否则所有的一切都将付之东流。
上级和部属之间的角色关系被确定以后,人们就会依照彼此间所认可的相互交往方式同对方“打交道”。作为上级,依据法律或章程赋予的特定职责和权限进行工作。作为中层主管,则围绕上级去实现目标。上级和下级都各干各的事情,既不让上级领导去干中层主管人员的事,陷入事务主义;也不应让下级领导去做上级领导的事,出现“越位”,即越权或擅权。
我们强调,要准确地认知自己的社会角色,摆正自己的社会位置,目的是为了防止和克服“越位”现象,找一个稳妥的行权方式和处事方式。
“越位”是下级在处理与上级关系过程中常发生的一种错误。它的主要表现是:
(一)干工作越位
哪些工作应该由谁干,这里面有时也存在几分奥妙。有的人不明白这一点,有些工作,本来由上级出面做更合适,他却抢先去做,从而造成了工作越位。
(二)表态越位
表态,是表明人们对某事件的基本态度,一般与一定的身份相联系。超越身份,胡乱表态,是不负责的表现,是无效的,也是令人讨厌的。
(三)决策越位
决策,作为领导活动的基本内容,处于不同层次上的领导者其权限是不一样的。有些决策可以由下级领导作出,有些决策则必须由上级领导作出。有些主管不能充分认识这一点,明明应该由上级领导做的决策,他却超越权限,自己擅自作主。
(四)某些场合越位
有些场合,如同客人应酬,参加宴会,也应适当突出上级领导。有的人作为主管,张罗过欢,显示自己过多,显示上级太少,这也不好。我们常从电视里看到,中央领导接见先进人物,参加宴会,一般主要领导走在前面,给的镜头要多些;照相也是主要领导处于显赫的地位。这点,我们在处理与上级关系时,很有必要借鉴。在某些场合,最好也要注意不越位。
(五)答复问题越位
有些问题的答复,往往需要有相应的权威。而有些主管明明缺乏这种权威,却擅自答复,这也是越位。
“高端决策者们互相扶植而达到成功,他们的格言是:你搀了我一下,我也会扶你一下。”
——德国社会学家爱尔文舍尔希
不要侵犯同级的“领地”
每个主管都有自己的职权范围和工作职责,要处理好和其他主管的关系,首先是你不要侵犯别人的“领地”。
我们知道,所有动物都有领土意识,大至狮子老虎,小至老鼠昆虫无不如此,像狗,它们在住处四周撒尿,就是在划领土,警告别的狗别越界闯进,若哪只狗闯了进来,便上前赶走。
从心里
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